PCN-Meldungen für verschiedene Länder vorbereiten

PCN-Benachrichtigungen für verschiedene Länder

Ein Ziel der CLP Art. 45 Anhang VIII Verordnung ist es, die Harmonisierung von Informationen in Gemischen zu erreichen, um in Notfällen schneller handeln zu können. Auch die EU unternimmt Schritte zur Vereinheitlichung von Informationen für Giftnotrufzentralen. Denn, wie sich Menschen innerhalb der EU frei bewegen, können auch Produkte frei bewegt werden. Dies ist selbstverständlich geworden – wer nahe an einer nationalen Grenze lebt, kauft in beiden Ländern ein und überquert die Grenze, ohne sich dessen groß bewusst zu sein.

Eine Verordnung zur Harmonisierung von Informationen zu Gemischen und ein einheitliches Format, in dem diese Informationen erfasst werden, schafft die Grundlage für derartige Freiheiten. Trotzdem verweist die ECHA in ihrem Bericht auf einige nationale Unterschiede, die man berücksichtigen muss. Das Dokument listet alle EU-Mitgliedsstaaten und 5 Informationsspalten auf, in denen nationale Unterschiede auftreten.

Drei Tipps zur Vorbereitung von Meldungen für verschiedene Länder

Tipp Nr. 1: Prüfen, ab wann ein Gemisch für das Inverkehrbringen in Frage kommt

Das Benachrichtigungsportal der ECHA (Submission Portal) ist eine Plattform zur Annahme von Meldungen wie sie nach CLP Art. 45 Anhang VIII gemacht werden müssen. Die Mehrheit aller Mitgliedsstaaten plant, die Meldungen, welche über das ECHA Submission Portal gemacht worden sind, zu nutzen. Für einige Länder ist noch offen, wann sie damit beginnen werden oder ob sie auch weiterhin Meldungen direkt annehmen werden.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels (August 2020) sind nur vier Mitgliedsstaaten an das ECHA-Submission Portal angeschlossen. Das heißt, dass die meisten Mitgliedsstaaten noch keine Meldungen über das Portal zu abrufen. Einen Überblick zum Stand der Mitgliedsstaaten finden sie hier.

Einreicher sollten jedoch wissen, dass einige Länder eine Anforderung haben, nach der ein Gemisch erst in Verkehr gebracht werden darf, NACHDEM die zuständige nationale Stelle die Meldungen von der ECHA heruntergeladen hat. Zum aktuellen Zeitpunkt (August 2020) trifft dies auf Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien zu.

Auch wenn das ECHA Submission Portal aktiv und nutzbar ist, ist sollte man stets auf Aktualisierungen achten.

Tipp Nr. 2: Erlaubte Meldesprache beachten

Englisch mag zwar eine geläufige Weltsprache sein. Tritt jedoch ein Notfall ein und wird um Hilfe gerufen, geschieht das ziemlich sicher in der jeweiligen Muttersprache. Deshalb macht es Sinn, dass Notfallhelfer und Zuständige in den Giftnotrufzentralen die Sprache der Person sprechen, die Hilfe benötigt. So haben beispielsweise die Meldungen Griechenland in Griechisch zu erfolgen.

Aus dem Artikel der ECHA geht hervor, dass die meisten Mitgliedsstaaten Meldungen in Englisch oder in ihrer Landessprache zulassen. 13 Mitgliedsstaaten akzeptieren Meldungen nur in ihrer Amtssprache. Finnland verlangt, dass die Meldung in zwei Sprachen - Finnisch und Schwedisch - erfolgen muss.

Was bedeutet das für Einreicher?

Zu meldende Informationen, wie z.B. toxikologische Details, können als freier Text eingegeben werden. Melden Sie also an Länder, die nur ihre eigene Landessprache akzeptieren, müssen Sie dafür sorgen, dass diese Freitexte übersetzt werden.

Wenn Sie unsere opesus EHS Product Notification verwenden, können Sie die Meldesprachen vorab konfigurieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Meldungen für ein ausgewähltes Land in der zulässigen Sprache angelegt werden. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit zur Vereinfachung - wo Englisch oder die Landessprache akzeptiert werden, können Sie die Ihr Programm so konfigurieren, dass Benachrichtigungen nur in Englisch erstellt werden.

Behalten Sie jedoch im Hinterkopf, dass nicht alle Meldungen automatisch in Englisch akzeptiert werden. Ein Blick in den Leitfaden der ECHA verschafft Klarheit darüber, welche Sprachen für die jeweiligen Länder zugelassen sind.

Tipp Nr. 3: Mögliche Gebühren berücksichtigen

Aus unserer Erfahrung in der Beratung wissen wir, dass es Kunden gibt, die vorsichtshalber SDSs für alle EU-Länder erstellen. Grundsätzlich raten wir davon ab, automatisch Meldungen für alle Länder einzureichen, da einige Länder Gebühren erheben. Aus dem ECHA-Dokument geht hervor, dass Ungarn und Italien bereits Gebühren erheben, während Kroatien und Spanien dies in Erwägung ziehen. Wir vermuten, dass diese Informationen immer wieder aktualisiert werden, damit den bestehenden Verfahren für die Übermittlung von Informationen an Giftnotrufzentralen an die zuständigen Behörden entsprochen werden kann. Beispielsweise erheben die benannten Stellen für Belgien und Spanien zwar Gebühren, dieses wird aber im Dokument der ECHA noch nicht dokumentiert (Stand August 2020).

Um unnötige Kosten zu vermeiden raten wir, nur in Ländern zu melden, in denen Sie auch wirklich Produkte auf den Markt bringen.

Die opesus EHS Product Notification (EPN) Software übernimmt die automatische Prüfung in welche Länder Sie ein Produkt melden müssen. Beispielsweise kann bei der Freigabe eines Sicherheitsdatenblatts (SDS) immer geprüft werden, ob für das Produkt eine Meldung vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Produktsicherheitsverantwortliche informiert, dass eine Meldung einzureichen ist. Weiterhin wird geprüft, ob eine Aktualisierung zu einer Meldung eingereicht werden muss. In Zukunft werden weitere Trigger, wie z.B. Verkaufsaufträge verfügbar sein.

Es ist herausfordernd mit dem Stand aller Entscheidungen der Mitgliedsstaaten up-to-date zu bleiben, wie im Bericht der ECHA dargestellt. Wenn Sie mit SAP EH&S arbeiten, kann opesus EPN für das PCN-Format Sie effektiv hinsichtlich der Länder und der erlaubten Sprachen unterstützen. Wurde die Software entsprechend konfiguriert, werden Dossiers für PCN automatisch in den jeweiligen Sprachen erstellt.

Bei Interesse kontaktieren Sie uns gerne.